Si vous travaillez à domicile ou dirigez votre propre entreprise, il n'est pas toujours facile de se rappeler d'envoyer vos factures à temps.
Dans cet article, vous verrez comment écrire un script Google TRÈS simple, ne vous inquiétez pas.
Nous allons également vous montrer comment faire de même avec une macro. Une macro peut bien emballer votre facture et l'envoyer par e-mail à n'importe quelle adresse e-mail ou adresses que vous aimez.
Étape 1: Préparez votre facture mensuelle
Si vous ne suivez actuellement pas vos factures à l'aide de Google Sheets, vous devriez vraiment le faire. Même si vous jamais rien programmé de votre vie .
Vous voulez apprendre la programmation mais vous ne savez pas par où commencer? Ces projets et tutoriels de programmation pour débutants vous permettront de démarrer.
Google Sheets est stocké sur le cloud, où vous l'avez également la puissance des scripts Google à portée de main. Pour cette raison, Google Sheets est beaucoup plus "Internet" qu'Excel.
La manière dont vous formatez votre facture n'a pas vraiment d'importance pour que cette solution fonctionne. Prenons quelques éléments que vous devez organiser avant de vous attaquer à votre script Google.
Ce n'est pas compliqué. Tout ce que vous avez à faire est de vous assurer que votre feuille du mois en cours porte toujours le même nom. Dans mon cas, je l'appelle "Facture".
Le 1er du mois, la facture est automatiquement envoyée. Puis quelque temps plus tard au cours de la première semaine, je la renomme simplement en ce mois et cette année.
Ensuite, recréez la feuille «Facture» et recommencez la journalisation pour le mois en cours.
Étape 2: créer le script Google
Pour accéder à l'éditeur de script Google depuis Google Sheets, cliquez simplement sur Outils dans le menu. Puis cliquez éditeur de script .
Il est judicieux de renommer le nom du projet en quelque chose dont vous vous souviendrez plus tard si vous avez besoin de revenir en arrière dans vos scripts et de le modifier.
Ensuite, collez le script suivant.
fonction maFonction {
var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet ;
var filename = "Mois en cours" + ss.getName ;
var SendBook = ss.copy nom de fichier;
var ToUser = "[email protected]"
MailApp.sendEmail {
à: ToUser,
objet: 'Voici ma facture du mois dernier!',
corps: "Salut! J'ai joint ma facture pour ce mois. Merci pour le travail, je l'apprécie vraiment! -Ryan",
pièces jointes: [SendBook.getBlob . SetName filename]
};
}Nous avons couvert la fonction sendEmail dans le passé si vous êtes intéressé par la façon dont cela fonctionne.
Modifiez les bonnes parties de ce script pour qu'il soit envoyé à la bonne adresse e-mail. Assurez-vous qu'il utilise également le bon nom de la personne à laquelle vous l'envoyez dans le corps.
Pour vérifier que votre script fonctionne, remplissez le texte "ToUser" avec votre propre adresse e-mail.
Cliquez sur le Enregistrer icône de disque dans le menu pour enregistrer le script. Cliquez ensuite sur le Lecture icône ressemble à une flèche vers la droite.
Il vous demandera de confirmer l'autorisation pour le script d'accéder à vos autres données Google comme Gmail et Sheets.
Vous pourriez recevoir un avertissement indiquant que le script n'est pas sûr. C'est uniquement parce que vous écrivez un script personnalisé que Google n'a pas examiné ou autorisé pour une utilisation plus large.
Vous pouvez ignorer cet avertissement car vous avez créé le script et vous savez qu'il est sûr.
S'il fonctionne correctement, vous devriez avoir reçu un e-mail qui ressemble à ceci:
Comme vous pouvez le voir, la feuille de calcul est jointe à l'e-mail sous forme de PDF. Cela permet au destinataire de l'ouvrir et de l'afficher très facilement, même s'il n'utilise pas Google Sheets.
Nous devons maintenant automatiser cela pour qu'il s'exécute le 1er de chaque mois.
Étape 3: Automatisez votre script de facturation
Pour automatiser votre script, vous devez créer ce qu'on appelle un «déclencheur».
Revenez à votre Google Script, cliquez Modifier dans le menu, et choisissez Déclencheurs du projet en cours .
Puisque vous n'avez pas encore créé de déclencheurs pour ce projet, ce champ sera vide.
Vous verrez un lien bleu indiquant «Aucun déclencheur configuré.» Cliquez dessus.
Choisissez en fonction du temps événements, réglez la minuterie sur minuterie du mois et laissez le numéro à 1.
Une fois que vous avez cliqué sur Enregistrer, Google Scripts enverra le format PDF de votre facture, par e-mail, le 1er de chaque mois.
C'est tout ce qu'il y a à faire!
L'important est simplement de vous assurer que votre facture est bien mise à jour au cours du mois. Assurez-vous qu'elle est terminée et prête à être utilisée le premier jour du mois suivant.
Étape 4: créer une macro
Il existe une autre approche non programmée que vous pouvez adopter pour accomplir la même chose que le script ci-dessus: Google Sheets maintenant inclut une fonction de macros . Les macros vous permettent d'enregistrer une série d'actions pour accomplir une tâche. Dans ce cas, vous devez d'abord créer la macro, puis la déclencher de la même manière que vous avez déclenché votre script Google.
Tout d'abord, dans votre feuille de facture, allez à Outils> Macros , et sélectionnez Enregistrer une macro .
Ensuite, suivez simplement les étapes normales d'envoi de la feuille à quelqu'un en tant que pièce jointe PDF.
Aller à Fichier , et cliquez E-mail en pièce jointe .
Ensuite, remplissez tous les champs du formulaire pour que le sujet et le corps semblent naturels.
puis cliquez Envoyer .
Dans le pop-up "Enregistrer une nouvelle macro", cliquez sur Enregistrer . Ceci termine le processus d'enregistrement de la macro. Donnez à la macro un nom dont vous vous souviendrez et cliquez Enregistrer encore.
Vous devriez avoir vu votre e-mail de test arriver avec le PDF en pièce jointe.
Étape 5: automatiser la macro
Il est maintenant temps d'automatiser la macro. Vous pouvez déclencher des macros tout comme vous déclenchez des scripts Google.
Revenir dans Outils et éditeur de script . Cliquez sur le code macros.gs.
Notez le nom de la fonction macro. Dans l'exemple ci-dessus, le nom de la fonction macro est maFonction1 .
Maintenant, allez dans Modifier , et Déclencheurs du projet en cours .
Cette fois, dans la liste déroulante des fonctions, vous verrez la fonction macro dans la liste. Sélectionnez-la.
Ensuite, configurez simplement le reste du déclencheur comme vous l'avez fait ci-dessus pour le déclencheur Google Script.
Définir les événements sur en fonction du temps . Choisissez mois minuterie. Laissez le numéro à 1.
Désormais, votre macro enregistrée s'exécutera tous les mois.
Il enverra la feuille de facture au format PDF à toutes les adresses e-mail que vous avez définies lors de l'enregistrement de la macro.
Google Sheets automatisés peut gagner du temps
La fonctionnalité de déclencheurs de Google Sheets est vraiment la puissance derrière cette automatisation. Elle vous permet d'automatiser toutes ces tâches banales que vous faites fréquemment, afin que vous puissiez vous concentrer sur des choses plus importantes.
Si vous commencez tout juste à utiliser les scripts Google et que vous souhaitez en savoir plus, nous avons couvert autres exemples de scripts Google utiles vous pouvez essayer tout de suite.
