Il existe de nombreuses bonnes raisons pour lesquelles vous devriez utiliser Google Docs basé sur le cloud plutôt que des applications de traitement de texte basées sur des applications comme Microsoft Word. L'une des plus importantes est que vous pouvez créer des automatisations très utiles à l'aide de puissants scripts Google.

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Voici trois scripts qui vous permettent de créer un document à partir des invites utilisateur, d'importer Google Analytics dans un rapport Google Doc et de créer un document à partir d'un fichier Google Sheet.

1. Utiliser les invites pour créer un document

Si vous envoyez souvent le même e-mail, un modèle de document automatisé peut vraiment vous aider à gagner du temps. Cela peut être quelque chose comme un rapport mensuel des ventes à votre responsable ou des mises à jour hebdomadaires aux collègues. Tout ce que vous écrivez souvent peut être automatisé avecun modèle de document et un script Google.

La première étape consiste à créer un modèle de document. Cette opération est aussi simple que de créer un document Google. Pour les mots que vous souhaitez remplir, entourez-les de deux. ## signes, comme l'exemple ci-dessous.

Dans ce document, vous pouvez créer un script Google qui s'exécute lorsque le document s'ouvre. Votre script vous invite à saisir chacun des éléments qui entrent dans le document.

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Pour créer votre script, cliquez sur le Outils élément de menu, et cliquez sur éditeur de script .

Dans la fenêtre de l'éditeur, supprimez le code qui s'y trouve et remplacez-le par le script suivant.

Ce script appelle des invites lorsque le document s'ouvre, crée un nouveau document avec le nom du vendeur et la date du jour dans le titre. Ensuite, il remplit les champs du modèle avec les informations que vous avez saisies.

 fonction maFonction  {
// Affiche une boîte de dialogue pour chaque champ pour lequel vous avez besoin d'informations.

var ui = DocumentApp.getUi ;
// var response = ui.prompt 'Entrer le nom', 'Entrer le nom du vendeur', ui.ButtonSet.OK;
var nameResponse = ui.prompt 'Entrez le nom du vendeur';
var client1Response = ui.prompt 'Entrez le client 1';
var sales1Response = ui.prompt 'Entrer ventes 1';
var client2Response = ui.prompt 'Entrez le client 2';
var sales2Response = ui.prompt 'Entrer ventes 2';
var client3Response = ui.prompt 'Entrez le client 3';
var sales3Response = ui.prompt 'Enter sales 3';
var commissionResponse = ui.prompt 'Entrer la commission';
var date = nouvelle date ;

// Faire une copie du fichier modèle
var documentId = DriveApp.getFileById '' .makeCopy . GetId ;

// Renommer le fichier copié
DriveApp.getFileById documentId .setName nameResponse.getResponseText + date + 'Sales Report';

// Récupère le corps du document sous forme de variable
var corps = DocumentApp.openById documentId .getBody ;

// Insérez les entrées dans le document
body.replaceText '## nom ##', nameResponse.getResponseText ;
body.replaceText '## client1 ##', client1Response.getResponseText ;
body.replaceText '## sales1 ##', sales1Response.getResponseText ;
body.replaceText '## client2 ##', client2Response.getResponseText ;
body.replaceText '## sales2 ##', sales2Response.getResponseText ;
body.replaceText '## client3 ##', client3Response.getResponseText ;
body.replaceText '## sales3 ##', sales3Response.getResponseText ;
body.replaceText '## commission ##', commissionResponse.getResponseText ;
}
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Remplacez le code ID de document dans le script ci-dessus par l'ID de document du document modèle.

Vous le trouverez intégré dans l'URL lorsque vous modifiez le modèle de document.

Dans la fenêtre de l'éditeur de script Google, cliquez sur le disque icône pour enregistrer le script.

Ensuite, cliquez sur le courir icône pour tester que cela fonctionne.

Lorsque vous exécutez le script pour la première fois, vous devrez peut-être approuver les autorisations de votre compte Google pour exécuter le script.

De retour dans le modèle de document, les fenêtres d'invite s'afficheront l'une après l'autre. Remplissez les champs avec les données que vous souhaitez insérer dans le document.

Lorsque vous avez terminé, le script créera un nouveau document dans votre dossier racine Google Drive avec toutes les informations que vous avez saisies.

Enfin, il vous suffit de configurer le script pour qu'il s'exécute à chaque fois que vous ouvrez le document modèle.

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Dans la fenêtre Google Script Editor, cliquez sur Edition> Déclencheurs du projet actuel .

Cliquez sur le Ajouter un déclencheur bouton dans le coin inférieur droit. Assurez-vous Sélectionnez le type d'événement est à l'ouverture .

Faites défiler vers le bas et cliquez Enregistrer et vous avez terminé.

2. Importer Google Analytics dans un rapport de document

Que vous possédiez un site Web ou que vous travailliez pour quelqu'un qui en possède un, une exigence fréquente est de le faire mesurer le trafic et les performances du site Web et fournissez-le dans un rapport formaté.

Vous pouvez utiliser la même approche de modèle que la section ci-dessus pour exporter des données de site Web à partir de Google Analytics et les générer dans un rapport Google Docs bien formaté.

Tout d'abord, créez un modèle de rapport comme vous l'avez fait dans la section précédente. Dans cet exemple, le modèle sera configuré pour fournir le nombre total d'utilisateurs, de sessions et de pages vues pour la semaine dernière.

Ensuite, accédez à l'éditeur de script Google Docs en suivant les mêmes étapes que dans la section précédente.

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Activez l'accès aux données Google Analytics en suivant les étapes ci-dessous.

  1. Dans la fenêtre de l'éditeur de script, sélectionnez Ressources , puis Services Google avancés
  2. Cliquez marche / arrêt à côté de API Google Analytics
  3. Sous la boîte de dialogue, cliquez sur Tableau de bord de l'API Google Cloud Platform lien
  4. Dans la fenêtre Cloud Platform, cliquez sur Activer les API et les services
  5. Rechercher Analytics et cliquez sur API Analytics
  6. Cliquez sur le Activer bouton pour activer cette API pour votre script
  7. Revenez à la fenêtre de l'éditeur de script et cliquez OK pour fermer la fenêtre Advanced Google Services

Maintenant que vous avez activé l'intégration avec l'API Google Analytics, vous êtes prêt à créer automatiquement votre rapport.

Collez le code suivant dans la fenêtre de code de l'éditeur de script.

 fonction maFonction  {
var tableId = 'ga: ';
var startDate = getLastNdays 7; // il y a 1 semaine.
var endDate = getLastNdays 0;
var date = nouvelle date ;

var résultats = Analytics.Data.Ga.get
tableId,
date de début,
endDate,
'ga: utilisateurs, ga: sessions, ga: pages vues',
{'dimensions': 'ga: date'};
var data = [];
var totals = results.totalsForAllResults;
pour metricName dans les totaux {
data.push totaux [metricName];
}

var utilisateurs = données [0]
var sessions = données [1]
var pages vues = données [2]

// Sortie vers Google Doc.
// Faire une copie du fichier modèle
var documentId = DriveApp.getFileById ''. MakeCopy . GetId ;

// Renommer le fichier copié
DriveApp.getFileById documentId .setName date + 'Rapport de site Web';

// Récupère le corps du document sous forme de variable
var corps = DocumentApp.openById documentId .getBody ;

// Insérez les entrées dans le document
body.replaceText '## startdate ##', startDate;
body.replaceText '## enddate ##', endDate;
body.replaceText '## utilisateurs ##', utilisateurs;
body.replaceText '## sessions ##', sessions;
body.replaceText '## pages vues ##', pages vues;
}
fonction getLastNdays nDaysAgo {
var aujourd'hui = nouvelle date ;
var avant = nouvelle date ;
before.setDate today.getDate - nDaysAgo;
retourne Utilities.formatDate avant, 'GMT', 'aaaa-MM-jj';
}
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Remplacez le code d'ID de document dans le script ci-dessus par l'ID de document du modèle de document. Remplacez également l'ID Analytics par l'ID affiché pour votre site Web dans Google Analytics.

Dans la fenêtre de l'éditeur de script Google, cliquez sur le disque icône pour enregistrer le script.

Cliquez sur le courir icône pour tester que cela fonctionne.

Lorsque vous exécutez le script pour la première fois, vous devez approuver les autorisations de votre compte Google pour exécuter le script.

L'exécution du script créera un nouveau document dans votre dossier racine Google Drive avec toutes les informations sur les performances du site Web pour la semaine dernière remplies.

Enfin, il vous suffit de configurer le script pour qu'il s'exécute chaque semaine.

Dans la fenêtre Google Script Editor, cliquez sur Modifier et Déclencheurs du projet en cours .

Cliquez sur le Ajouter un déclencheur bouton dans le coin inférieur droit. Modifier Sélectionnez la source de l'événement à Changement en fonction du temps Sélectionnez le type de déclencheur basé sur le temps à minuterie hebdomadaire .

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Faites défiler vers le bas et cliquez Enregistrer et votre script s'exécutera chaque semaine et créera un nouveau rapport hebdomadaire.

3. Créer un document à partir d'une feuille Google

Il y a des moments où vous avez besoin de transférer des informations d'une feuille de calcul vers un document, pour des choses comme le développement de rapports ou la journalisation d'informations.

Si vous faites cela fréquemment, vous pouvez gagner du temps en intégrant Google Sheets à Google Docs. Pour ce script, vous allez utiliser l'éditeur de scripts Google à l'intérieur de Google Sheets, car c'est de là que proviendront les données.

Tout d'abord, vous allez créer votre modèle de document de vente comme vous l'avez fait dans la première section de cet article, en incorporant des variables entourées par le ## symbole.

Les données pour ces rapports proviendront de votre feuille de calcul Google Sheets , qui peut ressembler à cet exemple.

Pour créer votre script, à l'intérieur de Google Sheets, cliquez sur le Outils élément de menu, et cliquez sur éditeur de script .

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Collez le script suivant dans la fenêtre de script de l'éditeur.

 fonction maFonction  {
var date = nouvelle date ;
// Ouvre SS par son ID
var ss = SpreadsheetApp.openById "";
var sheet = ss.getSheetByName 'Sam'; // ou quel que soit le nom de la feuille
// Faire une copie du fichier modèle
var documentId = DriveApp.getFileById '' .makeCopy . GetId ;

// Renommer le fichier copié
DriveApp.getFileById documentId .setName 'Sam' + date + 'Sales Report';

// Récupère le corps du document sous forme de variable
var corps = DocumentApp.openById documentId .getBody ;
var range = sheet.getRange "A2: B4";
body.replaceText '## nom ##', 'Sam';
pour var i = 1; i <4; i ++ {
cellule = plage.getCell i, 1;
client = cell.getValue ;
body.replaceText '## client' + i + '##', client;
cellule = plage.getCell i, 2;
ventes = cell.getValue ;
body.replaceText '## ventes' + i + '##', ventes;
}
}
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Remplacez l'ID de document dans le script ci-dessus par l'ID de document du modèle de document. Remplacez également l'ID de Google Sheet par l'ID de votre feuille de données Google.

Dans la fenêtre de l'éditeur de script Google, cliquez sur le disque icône pour enregistrer le script.

Cliquez sur le courir icône pour tester que cela fonctionne.

N'oubliez pas que lorsque vous exécutez le script pour la première fois, vous devez approuver les autorisations pour qu'il puisse accéder à votre compte Google.

Lorsque vous exécutez le script, il crée un nouveau document dans votre dossier racine Google Drive avec toutes les données de vente de la feuille de calcul.

Il est également possible de parcourir les onglets de la feuille et de créer un nouveau document de sortie de vente pour chaque commercial de votre équipe.

Pourquoi ne pas jouer avec le script ci-dessus et voir si vous pouvez le faire?

Plus de scripts Google

Google Docs semble être un simple traitement de texte, mais comme vous pouvez le voir lorsque vous intégrez Google Analytics, il multiplie les fonctionnalités de cette application cloud.

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Les modèles dans Google Docs sont au cœur de ce qui fait que tout cela fonctionne. Vous seriez surpris de voir à quel point à l'aide de modèles dans Google Docs peut rendre tout ce que vous faites beaucoup plus efficace. Essayez-les et pendant que vous y êtes, ajoutez également vos propres automatisations créatives Google Script.

N'oubliez pas que vous pouvez également utiliser des scripts dans Sheets. Vous voulez quelques exemples? Jetez-y un œil Scripts Google qui peuvent rendre Google Sheets plus puissant .

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