Google Forms est un outil formidable et intuitif pour collecter des informations auprès des clients, des clients et des employés. Vous pouvez facilement créer et personnaliser un formulaire, le partager de différentes manières, puis analyser les réponses.

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Si vous êtes dans une situation de travail où vous avez une équipe distante, Google Forms peut être une méthode efficace pour obtenir des mises à jour. Vous pouvez l'utiliser pour un projet spécifique ou de simples mises à jour professionnelles que vous demandez quotidiennement ou hebdomadairement.

Démarrer un nouveau formulaire

Google Forms offre une belle sélection de modèles qui peuvent vous aider à démarrer. Cliquez sur le Galerie de modèles en haut pour consulter les modèles pour le travail, le personnel et l'éducation. Si vous en voyez un qui contient les éléments de base dont vous avez besoin, tels que les types de questions, cliquez dessus pour l'utiliser.

Sinon, vous pouvez partir de zéro en cliquant sur l'option Vierge sous Démarrer un nouveau formulaire . C'est ce que nous utiliserons pour ce tutoriel.

La première chose que vous devez faire lorsque vous créez un nouveau formulaire est de lui donner un nom. Étant donné que Google Forms enregistre votre travail au fur et à mesure, vous saurez toujours quel est le bon formulaire si vous le nommez d'avance. Vous pouvez égalementajouter une description.

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Si vous saisissez le nom sur le formulaire lui-même, ce nom apparaîtra par défaut à l'emplacement en haut à gauche. Mais vous pouvez le modifier et sélectionner un emplacement dans Google Drive si vous le souhaitez.

Ajoutez vos questions de formulaire

Google Forms vous propose plusieurs types de questions qui devraient couvrir toutes les situations. Des réponses courtes et paragraphes aux choix multiples, cases à cocher et listes déroulantes, vous avez toute la flexibilité que vous souhaitez.

Détails de base

Les questions les plus judicieuses pour commencer un formulaire de mise à jour d'équipe sont le nom, la date et éventuellement l'heure. Que vous utilisiez un modèle ou le formulaire vierge, vous aurez déjà une question là pour vous aider à démarrer. Vous pouvez donc simplement modifierce type de question si nécessaire, puis cliquez sur le signe plus pour ajouter d'autres questions.

Pour le nom du membre de votre équipe, sélectionnez Réponse courte comme type de question. Ajoutez ensuite le nom de la question et activez le bouton pour obligatoire .

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Pour la date à laquelle le membre de votre équipe remplit le formulaire, cliquez sur le signe plus pour ajouter une question et choisir date dans la liste déroulante du type de question. Ajoutez ensuite le nom de la question, tel que Date, et rendez la question obligatoire.

Si vous souhaitez que le membre de votre équipe saisisse l'heure à laquelle il remplit le formulaire, cliquez sur le signe plus pour ajouter une question et sélectionnez Heure pour le type. N'oubliez pas d'ajouter le nom de la question et de le rendre obligatoire si vous le souhaitez.

Choix multiple ou liste déroulante pour le département ou la zone

Si vous envoyez le formulaire de mise à jour à de nombreuses personnes, vous souhaiterez peut-être ajouter des questions pour des éléments tels que le service ou la zone. Les types de questions à choix multiples et déroulants fonctionnent parfaitement pour ces types de questions. De plus, vous pouvez demander au répondant de passer automatiquement àd'autres questions basées sur leurs réponses.

Pour le département ou la zone, vous pouvez utiliser le choix multiple type de question s'il n'y a que quelques réponses à choisir et le liste déroulante tapez pour conserver de l'espace s'il y a plusieurs réponses possibles. Choisissez votre type de question, puis ajoutez chaque réponse. Nous utiliserons le choix multiple.

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À présent, en fonction de la réponse choisie par le répondant, nous souhaitons les déplacer vers une certaine section avec des questions spécifiques. Il s'agit d'une fonctionnalité très pratique dans Google Forms, car vous pouvez éliminer le besoin pour les répondants de sauter les questions qui ne le font paspostulez à eux et allez directement à ceux qui le font.

En bas à droite de la question, cliquez sur Plus bouton trois points et marque Aller à la section basée sur la réponse . Vous verrez alors la mise à jour de la question avec un emplacement pour ajouter la section à côté de chaque réponse.

Si vous avez déjà créé vos sections, vous pouvez les sélectionner chacune à l'aide des listes déroulantes. Sinon, continuez ci-dessous pour créer une section, puis revenez pour terminer cette partie.

Utilisez des sections séparées pour chaque département ou zone

Pour créer une section, cliquez sur le bouton du bas dans la barre d'outils flottante pour Ajouter une section . Vous verrez la section apparaître et pourrez lui donner son propre nom et sa propre description. Dans ce guide, nous allons créer une section pour ceux qui sélectionnent Technologie de l'information pour leur service.

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Nous ajouterons une question pour le s projet s actuel s. Cela nous permet de voir sur quels projets le répondeur travaille actuellement et les cases à cocher lui permettent d'en choisir plusieurs. Ainsi, vous pouvez choisir des cases à cocher pour le type, ouvous pouvez pousser cette question un peu plus loin.

Peut-être que pour chaque projet qu'ils sélectionnent, vous voulez connaître leur progression. C'est là que le Grille de cases à cocher le type est idéal. Vous pouvez entrer chaque phase dans la section Lignes et chaque projet dans la section Colonnes ou vice versa.

Si vous posez les réponses comme nous l'avons décrit, vous pouvez ensuite cliquer sur Plus bouton et sélection Limité à une réponse par colonne . De cette façon, le répondant ne peut choisir qu'une seule phase par projet, ce qui aurait du sens.

Ainsi, cela permet au répondant non seulement de vous dire sur quels projets il travaille, mais sur quelle phase il se trouve pour chacun; le tout avec une question de grille de case à cocher.

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Vous pouvez ensuite créer des sections supplémentaires et les questions de la même manière.

Un autre type de question que vous voudrez peut-être ajouter est a paragraphe pour les commentaires. Cela permet au répondant de saisir les problèmes, questions ou autres commentaires qu'il a avec beaucoup d'espace.

Vérifiez vos réponses

Voir les réponses de votre formulaire ne pourrait pas être plus simple. Ouvrez simplement votre formulaire sur Google Forms et appuyez sur le Réponses onglet en haut. Vous verrez un résumé, pouvez afficher les réponses par question ou consulter les réponses individuelles.

Google Forms vous fournit des réponses textuelles ainsi que des graphiques et des graphiques colorés pour vos formulaires. Et vous pouvez exporter les réponses pour les consulter hors connexion.

Pour plus d'informations sur l'affichage des réponses ou la création de formulaires en général, consultez notre vaste guide de Google Forms .

Envoyer des rappels par e-mail

Si vous activez l'option de collecte des adresses e-mail pour votre formulaire, vous pouvez ensuite envoyer des rappels à ceux qui ne remplissent pas le formulaire. C'est extrêmement pratique; cependant, il y a quelques choses à faire et à garder à l'esprit.pour fonctionner correctement.

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Tout d'abord, configurez votre formulaire pour collecter les adresses. Cliquez sur le bouton Paramètres bouton icône d'engrenage en haut à droite et choisissez Général dans la fenêtre contextuelle. Cochez la première case pour Collecter les adresses e-mail et appuyez Enregistrer .

Une question d'adresse e-mail apparaîtra automatiquement sur votre formulaire que vous ne pouvez pas supprimer, et c'est une question obligatoire.

Ensuite, vous devez envoyer votre formulaire aux participants par e-mail. Cliquez sur Envoyer et utilisez le Courriel tab. Entrez les adresses de ceux que vous souhaitez remplir le formulaire, séparés par des virgules, et appuyez sur Envoyer .

Maintenant que Google Forms sait à qui vous avez envoyé le formulaire, il peut déterminer si les réponses sont reçues de ces répondants. Pour envoyer des rappels par e-mail à ceux qui n'ont pas répondu, procédez comme suit.

  1. Ouvrez votre formulaire et cliquez sur Réponses onglet en haut.
  2. Vous verrez les sections Qui a répondu? Et En attente de réponses X.
  3. Dans ce dernier, cliquez Envoyer un rappel par e-mail .
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La même fenêtre que vous avez vue lors de l'envoi initial du formulaire s'affichera, pré-remplie avec les adresses e-mail desquelles vous attendez des réponses. Cela vous permet de leur envoyer un rappel poli pour remplir votre formulaire de mise à jour.

Copiez et réutilisez votre formulaire

Si vous prévoyez d'envoyer régulièrement à votre équipe un formulaire de mise à jour avec des modifications mineures des noms de projet ou des tâches de travail, à titre d'exemple, vous pouvez simplement copier votre formulaire et l'ajuster si nécessaire.

Ouvrez votre formulaire et cliquez Plus trois points en haut à droite. Choisissez Faire une copie , donnez un nom à votre formulaire copié et cliquez OK pour l'enregistrer. Vous remarquerez également que vous avez la possibilité de le partager avec les mêmes personnes, ce qui est pratique. Vous pouvez ensuite effectuer vos ajustements et l'envoyer.

Les mises à jour cohérentes sont faciles avec Google Forms

La création d'un formulaire de mise à jour d'équipe à l'aide de Google Forms peut sembler un peu laborieuse au début. Mais si vous le faites, vous obtiendrez les mises à jour et les informations dont vous avez réellement besoin, car elles répondent aux questions que vous créez. De plus, vouspeut facilement copier et réutiliser le formulaire encore et encore.

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Pour en savoir plus, découvrez comment créer un formulaire de contact de site Web gratuit avec Google Forms ou autre façons dont vous pouvez utiliser Google Forms pour votre entreprise .

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