Google Sheets fait partie de la suite Google et est de loin l'un des outils gratuits les plus puissants à votre disposition. Il vous permet de suivre, d'analyser ou d'enregistrer à peu près tout ce que vous pouvez imaginer. Ce qui le rend encore plus puissant, c'est son utilisation Scripts Google pour améliorer les capacités de Google Sheets.
Le codage dans Google Sheets peut sembler un peu intimidant. Vous pouvez penser au début que tout ce qui contient le mot «scripts» nécessite des connaissances avancées en programmation. Ce n'est en fait pas le cas.
Jetons un coup d'œil à quelques exemples de scripts Google Sheets assez sympas qui peuvent augmenter votre productivité.
Que sont les scripts Google Sheets?
Les scripts Google Sheets sont des morceaux de code que vous pouvez écrire dans vos feuilles de calcul Google et qui peuvent alimenter vos feuilles. Les scripts Google Sheets sont écrits en JavaScript, et étant donné que JavaScript est de plus en plus populaire, vous le connaissez peut-être déjà.
L'écriture de scripts Google est très similaire à l'écriture de VBA dans Microsoft Excel pour créer des programmes. Les scripts de vos feuilles de calcul Google sont alimentés par le script Google Apps, qui fonctionne également avec d'autres services Google. Voici quatre scripts qui démontrent vraiment la puissance de GoogleScript de feuilles.
1. Créez vos propres fonctions personnalisées
L'un des moyens les plus simples de créer un script Google peut grandement améliorer votre expérience Google Sheets est de création de fonctions personnalisées . Google Sheets propose déjà une longue liste de fonctions. Vous pouvez voir les plus courantes en cliquant sur le Menu > Fonctions icône.
Vous pouvez faire beaucoup de choses intéressantes avec des fonctions personnalisées dans Google Sheets. Voici comment utiliser des scripts Google pour créer une fonction.
en cliquant sur Plus de fonctions vous montre une longue liste de fonctions mathématiques, statistiques, financières, de texte, d'ingénierie et autres. Cependant, Google Scripts vous donne la possibilité de créer vos propres formules personnalisées.
Par exemple, disons que vous importez souvent des informations à partir d'un thermostat numérique à votre travail, mais que le thermostat est réglé sur Celsius. Vous pouvez créer votre propre formule personnalisée pour convertir Celsius en Fahrenheit, donc en un seul clic, vous pouvez convertir automatiquement toutces valeurs importées.
Pour créer votre première fonction personnalisée, vous devrez ouvrir l'éditeur de script. Pour ce faire, cliquez sur Outils> Éditeur de script .
Vous verrez l'écran du projet, où vous pouvez écrire votre code JavaScript.
Ici, remplacez le contenu de cette fenêtre par votre propre fonction personnalisée. Le nom de la fonction est le même que le nom que vous allez commencer à saisir dans une cellule de Google Sheets après le symbole "=" afin d'appeler votre formule. ALa fonction pour convertir Celsius en Fahrenheit ressemblerait à ceci:
fonction CSTOFH entrée {
entrée de retour * 1,8 + 32;
}
Collez la fonction ci-dessus dans la fenêtre de code, puis sélectionnez Fichier> Enregistrer , nommez le projet quelque chose comme "CelsiusConverter" et cliquez OK .
C'est tout ce qu'il y a à faire! Maintenant, tout ce que vous avez à faire pour utiliser votre nouvelle fonction est de taper le signe "=" suivi de votre fonction, avec le numéro d'entrée à convertir :
Appuyez sur Entrée pour voir le résultat.
C'est tout ce qu'il y a à faire. Vous pouvez voir rapidement comment vous pouvez écrire à peu près n'importe quelle formule personnalisée dont vous avez besoin pour s'adapter à votre feuille Google.
2. Graphiques générés automatiquement
Dans d'autres articles, nous vous avons montré comment faire des choses comme consigner les données de vos caméras Wi-Fi domestiques dans une feuille de calcul Google ou peut-être que vous êtes en utilisant Google Sheets avec une équipe et d'autres personnes entrent des données pour vous.
Supposons que vous travaillez sur une feuille avec de nouvelles données chaque mois. Vous souhaitez créer automatiquement un graphique à l'aide des données de la feuille de calcul. Vous pouvez accomplir cela en créant une fonction qui créera un nouveau graphique pour vous, en fonctionsur les données de la feuille de calcul actuelle que vous avez ouverte.
Dans ce scénario, vous êtes enseignant et à la fin de l'année vous avez une feuille de calcul pour chaque élève avec la liste des notes d'examen mensuelles :
Ce que vous aimeriez faire est d'exécuter une seule fonction sur cette feuille qui générerait un graphique en quelques secondes. Voici à quoi ressemble ce script:
fonction GradeChart
{var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet ; var sheet = spreadsheet.getSheets [0]; var gradechart = sheet.newChart .setChartType Charts.ChartType.LINE .addRange sheet.getRange 'A1: B11 ' .setPosition 5, 5, 0, 0 .build ; sheet.insertChart gradechart;}Maintenant, ouvrez chacune des feuilles de calcul de votre élève et cliquez sur le Exécuter icône dans le menu de Google Scripts pour générer automatiquement le graphique.
Chaque fois que vous cliquez sur l'icône d'exécution, il exécute le script que vous avez créé sur la feuille de calcul "active" celle que vous avez ouverte dans l'onglet actuel de votre navigateur.
Pour les rapports que vous devez générer fréquemment, comme hebdomadairement ou mensuellement, ce type de fonction de graphique générée automatiquement peut vraiment vous faire gagner beaucoup de temps.
3. Créer des menus personnalisés
Que faire si vous ne voulez pas que le script soit ouvert pour générer automatiquement ce graphique? Et si vous aimeriez avoir cette fonction à portée de main dans le système de menus, directement dans Google Sheets? Eh bien,Vous pouvez faire cela aussi.
Pour créer un menu personnalisé, vous devez indiquer à la feuille de calcul d'ajouter votre nouvel élément de menu à chaque fois qu'il s'ouvre. Pour ce faire, créez un onOpen fonction dans la fenêtre de l'éditeur de script au-dessus de Gradechart fonction que vous venez de créer :
fonction onOpen {
var feuille de calcul = SpreadsheetApp.getActive ;
var menuItems = [
{name: 'Create Grade Chart ...', functionName: 'GradeChart'}
];
tableur.addMenu 'Graphiques', menuItems;
}Enregistrez le script, puis rechargez votre feuille de calcul. Vous découvrirez que maintenant votre nouvel élément de menu apparaît avec le nom que vous l'avez défini comme dans votre script. Cliquez sur le menu et vous verrez l'élément de menu pour votre fonction.
Cliquez sur l'élément de menu et il exécutera la fonction comme il l'a fait lorsque vous avez appuyé sur l'icône «exécuter» à l'intérieur de l'éditeur de scripts Google!
4. Envoyer des rapports automatisés
Le dernier exemple de script que nous vous montrons est un script qui enverra un e-mail depuis Google Sheets.
La façon dont cela peut être utile est si vous l'êtes gestion d'une grande équipe de personnes et vous avez plusieurs e-mails à envoyer sur le même sujet.
Vous avez peut-être effectué un examen des performances avec des membres individuels de l'équipe et enregistré vos commentaires d'évaluation pour chaque personne dans une feuille de calcul Google.
Serait-il bien d'exécuter un seul script et d'envoyer automatiquement ces commentaires par e-mail aux 50 ou 60 employés en même temps sans que vous ayez à créer manuellement tous ces e-mails individuels? C'est la puissance de Google Scripting.
Similaire à la façon dont vous avez créé les scripts ci-dessus, vous allez créer un script en allant dans l'éditeur de script et en créant une fonction appelée sendEmails , comme ceci:
fonction sendEmails {
var feuille = SpreadsheetApp.getActiveSheet ;
var startRow = 2; // Première ligne de données à traiter
var numRows = 7; // Nombre de lignes à traiter
var dataRange = sheet.getRange startRow, 1, numRows, 3
var données = dataRange.getValues ;
pour i dans les données {
var ligne = données [i];
var emailAddress = row [1]; // Deuxième colonne
var message = row [2]; // Troisième colonne
var subject = "Mes notes d'examen";
MailApp.sendEmail emailAddress, objet, message;
}
}Disons que votre feuille de calcul est organisée comme indiqué ici.
Le script ci-dessus fonctionnera tout au long de chaque ligne de la feuille de calcul et enverra un e-mail à l'adresse de la deuxième colonne avec le message que vous avez tapé dans la troisième colonne.
Le sendEmail la fonction dans Google Scripts est de loin l'une des fonctions les plus puissantes de Google Scripts car elle ouvre tout un monde d'automatisation de messagerie qui vous fera gagner du temps.
Ce script vous montre la vraie puissance de la création de scripts Google Apps, en combinant Gmail avec des scripts Google Sheets pour automatiser une tâche. Même si vous avez vu des scripts qui fonctionnent sur Google Sheets, la meilleure chose à retenir est la puissance des scriptstoute la suite Google.
L'automatisation est le secret du succès de la productivité
Ce que tous ces scripts d'automatisation Google devraient vous montrer, c'est qu'avec seulement quelques lignes de code simples, Google Scripts a le pouvoir d'automatiser partiellement ou entièrement Google Sheets.
Ces fonctions peuvent être configurées pour s'exécuter selon un calendrier, ou vous pouvez les exécuter manuellement chaque fois que vous souhaitez les déclencher. Les scripts Google peuvent automatiser des tâches ennuyeuses comme l'envoi d'e-mails ou envoi de factures depuis Google Sheets . Vous en voulez plus? Découvrez-les 3 scripts Google pour automatiser vos documents .
