Google possède l'une des cultures d'entreprise les plus enviables de toutes les entreprises au monde. Mais ce qui fait de Google un lieu de travail vraiment formidable, c'est son esprit de collaboration et son esprit d'équipe. Cette même culture se reflète dans sa liste d'outils cloud.pour la productivité de l'équipe.
Examinons plusieurs de ces outils de collaboration Google.
1. Gmail
Gmail est un fournisseur de messagerie convivial qui offre 15 Go d'espace de stockage par compte. Ce que vous ne savez peut-être pas, c'est qu'il permet également la collaboration via une option de délégation. Les délégués peuvent lire et envoyer des e-mails en votre nom tout en accédant au compte.
Pour configurer cela, suivez ces étapes simples:
- Cliquez sur le Paramètres bouton icône d'engrenage et choisissez
- Sélectionnez le Comptes et importation onglet en haut.
- Faites défiler jusqu'à Accordez l'accès à votre compte .
- Faites vos sélections pour le Marquer comme lu et Informations sur l'expéditeur
- Cliquez Ajouter un autre compte , saisissez l'adresse Gmail de la personne à laquelle vous déléguez et cliquez sur Étape suivante .
- Confirmez l'adresse e-mail et cliquez Envoyer un e-mail pour accorder l'accès .
Vous serez redirigé vers vos paramètres Gmail où vous verrez l'adresse e-mail de la personne dans cette section. Elle s'affichera comme En attente jusqu'à ce qu'elle accepte l'invitation et sera ensuite modifiée pour refléter cela.
Votre délégué a sept jours pour accepter votre invitation. Une fois qu'il l'a fait, il verra votre compte répertorié sous le sien avec le mot Délégué. Il clique simplement dessus pour gérer votre boîte de réception.
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2. Google Agenda
Google Agenda est un excellent moyen d'organiser visuellement votre vie bien remplie. L'outil prend également en charge le partage. Rendez public une partie ou la totalité de vos agendas pour que les gens puissent voir quand vous êtes libre.
Vous voulez partager un calendrier avec une seule personne? C'est facile!
- Cliquez sur le options bouton trois points à droite du calendrier concerné dans la liste principale et sélectionnez Paramètres et partage .
- Sur la page suivante, faites défiler jusqu'à Partager avec des personnes spécifiques
- Cliquez Ajouter des personnes puis entrez l'adresse e-mail de la personne.
- Choisissez le Autorisations liste déroulante et choisissez le privilège que vous souhaitez autoriser. Vous pouvez également le modifier par la suite dans la même section des paramètres.
- Cliquez Envoyer .
Vous pouvez également partager votre en utilisant un lien. Sur le même calendrier Paramètres page, faites défiler jusqu'à Intégrer le calendrier .
Vous verrez différentes options d'URL pour votre calendrier en tant qu'URL publique, URL publique au format iCal et URL secrète au format iCal.
Copiez l'URL générée et envoyez-la à vos collègues, amis ou à d'autres personnes que vous connaissez. Sachez que toute personne qui obtient le lien peut accéder au calendrier.
La capacité de partage de Google Agenda est fantastique pour planifier des réunions, des sessions d'étude ou d'autres activités de collaboration.
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3. Google Sheets
Google Sheets est une application de feuille de calcul que vous pouvez utiliser simultanément avec d'autres. Avantages comme la mise en forme conditionnelle et formules de feuille de calcul intégrées gagnez du temps pour vous et vos collaborateurs. Vous pouvez même voir d'autres personnes apporter des modifications en temps réel.
Google Sheets est excellent prêt à l'emploi, mais peut être encore plus puissant si vous utilisez des scripts Google Sheets pour améliorer ses capacités.
Pour partager votre feuille de calcul, procédez comme suit:
- Cliquez sur le Partager bouton en haut à droite.
- Ajoutez les adresses e-mail des personnes auxquelles vous souhaitez accéder à la feuille de calcul.
- Cliquez sur le crayon icône et spécifiez si les utilisateurs peuvent afficher la feuille, la modifier ou la commenter.
- Vous pouvez également utiliser le Obtenez un lien partageable option et envoyer le lien manuellement. Choisissez les autorisations d'affichage et de modification lorsque vous le faites et vous pouvez grouper le message ou envoyer le lien par e-mail à votre équipe.
- Cliquez Terminé lorsque vous avez terminé.
Vous voulez envoyer une notification à un collaborateur dans la feuille? Faites un clic droit sur la cellule de votre feuille et choisissez Commentaire . Puis tapez a signe plus suivi du collaborateur pour envoyer une notification à son adresse e-mail.
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4. Google Docs
Google Docs fonctionne parfaitement pour mettre votre tête en commun avec vos coéquipiers. Utilisez-le lors de la rédaction de listes de tâches, de brainstorming pour des projets ou de toute autre chose qui est mieux avec la contribution des autres.
Partagez un document avec des personnes via le même processus que vous utilisez pour Google Sheets ci-dessus. Vous pouvez également utiliser l'option de lien partageable dans le coin de la zone de partage.
Une autre option que vous avez lors du partage de Google Docs ou Google Sheets sont des paramètres avancés.
- Cliquez sur le Partager bouton en haut à droite.
- Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur avancé .
- Ici, vous verrez le lien à partager, ceux qui y ont accès et une option pour inviter plus de personnes.
- sous Paramètres du propriétaire , vous pouvez cocher les cases de ces options supplémentaires. Ainsi, vous pouvez empêcher les éditeurs de modifier l'accès ou d'en ajouter d'autres et désactiver les options permettant aux commentateurs et aux lecteurs de le télécharger, de l'imprimer ou de le copier.
En regardant le document, faites attention aux icônes colorées en forme de drapeau avec les noms des personnes. Elles vous indiquent qui est responsable des modifications.
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5. Google Slides
Préparez-vous pour une présentation de groupe? Évitez les appels téléphoniques et les courriels interminables sur la façon de procéder, et collaborez plutôt avec Google Slides. Sélectionnez un modèle attrayant pour gagner du temps de conception et faire ressortir vos mots avec des centaines de possibilités de polices.
À l'instar de Google Docs et Sheets, ce facilitateur de collaboration permet la modification instantanée par toute personne autorisée. Suivez simplement le processus désormais familier pour l'octroi de privilèges avec le Partager bouton en haut à droite de la fenêtre.
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6. Google Keep
Pensez à Google Keep comme un outil de gestion de projet magnifiquement basique . Vous pouvez compter dessus comme emplacement pour les notes, les dessins, les listes, les images et les clips audio.
- Commencez le partage en cliquant sur le collaborateur icône en bas de la note.
- Saisissez le nom de la personne ou saisissez son adresse e-mail.
- Cliquez Enregistrer .
Lorsque vous ouvrez Google Keep, vous verrez la dernière personne qui a modifié la note avec quand.
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7. Google Hangouts Chat
Google Hangouts, à renommer Google Chat, est une application de messagerie. Utilisez-la pour parler à une personne à la fois par SMS ou jusqu'à 150 personnes .
Vous pouvez également lancer un chat vidéo avec jusqu'à 10 personnes. Démarrez une nouvelle conversation en cliquant sur le bouton signe plus . Ensuite, ajoutez des personnes par nom, adresse e-mail ou numéro de téléphone. Enfin, choisissez si vous souhaitez une conversation par message, un appel téléphonique ou un appel vidéo.
Laissez plus de personnes rejoindre en cliquant sur l'icône de personne et en cliquant sur le Inviter des personnes icône en haut. Ensuite, suivez le même processus que vous avez initialement suivi lors de la création du chat.
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8. Google Meet
Google Meet est très similaire à Google Hangouts car les deux offrent un service d'appel vidéo. Cependant, Google Meet est destiné aux professionnels et est un service payant, bien qu'il soit actuellement gratuit en raison de la pandémie COVID-19. Google Hangouts, d'autre part, est plus pour les consommateurs.
Il peut accueillir jusqu'à 250 participants par appel pour les utilisateurs de G Suite voir ci-dessous et 100 avec un compte Google personnel. De plus, vous pouvez consulter les fonctionnalités de diffusion en direct et d'enregistrement.
Démarrer ou rejoindre une réunion avec Google Meet est simple. Rendez-vous simplement sur le site Web, appuyez sur Démarrer une réunion ou Entrez le code de la réunion , et vous êtes sur votre chemin.
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Bonus: G Suite
Si vous collaborez pour des raisons professionnelles, il peut être judicieux de consulter G Suite. G Suite est la solution packagée de Google pour les organisations de tous types. Elle offre tous les outils ci-dessus, ainsi que plusieurs autres. Essentiellement, il vous permetaccéder à chaque outil à partir d'un seul endroit.
La version G Suite de Google Drive dispose d'un panneau d'administration central avec des fonctionnalités de prévention de la perte de données. Elle dispose également d'une fonction de recherche basée sur l'apprentissage automatique qui aide les utilisateurs à trouver des fichiers plus rapidement.
Après avoir terminé un essai gratuit de deux semaines, vous paierez un montant mensuel par utilisateur basé sur le niveau de niveau.
Achetez G Suite : 6 $ à 25 $ par mois et par utilisateur en fonction du forfait choisi après un essai gratuit de deux semaines.
Profitez des outils de collaboration Google
Se familiariser avec ces outils est simple. En effet, le processus de réalisation de certaines tâches comme le partage de documents est identique pour toutes les applications. Et la plupart vous permettent même de continuer à travailler seul ou avec d'autres, même sans connexion Internet.
Avec autant d'outils professionnels disponibles gratuitement!, Il n'y a aucune excuse pour ne pas être une équipe formidable. Pour en savoir plus, jetez un œil à ces autres outils de collaboration en ligne .
