Il est facile de faire une copie de n'importe quel document dans votre propre compte Google Drive. Mais que faire si vous voulez que vos collaborateurs créent automatiquement une copie d'un document Google lorsqu'ils reçoivent un lien de partage?

Essayez ces conseils qui utilisent une petite modification de l'URL partagée.

L'utilité de ce bon hack Google Drive n'est pas tout à fait clair d'après le titre, mais essayez-le une fois et vous verrez l'avantage immédiat de collaborer avec d'autres sur Google Drive.

Cette méthode est pratique lorsque vous souhaitez conserver le document original tout en donnant à d'autres personnes l'espace nécessaire pour modifier une copie du document dans leur propre dossier Drive.

Cela leur évitera un voyage au Fichier> Faire une copie commande et partage une copie d'un document Google de la manière habituelle. Voici comment cela fonctionne.

Partager automatiquement une copie d'un document Google

Un cas typique est un document Google qui doit être rempli individuellement par chaque répondant. Les collaborateurs peuvent saisir les détails dans leur propre copie du document sans corrompre l'original.

Vous n'aurez pas à leur demander de faire une copie. Suivez simplement ces étapes et la copie sera faite automatiquement pour eux.

Ce hack fonctionne sur Google Docs, Google Sheets et Google Slides.

1. Ouvrez le document Google Drive que vous souhaitez partager.
2. Cliquez sur le bleu Partager bouton en haut à droite du document.

3. dans le Partager avec des personnes et des groupes boîte de dialogue, cliquez n'importe où sur le Obtenir le lien case indiquée par l'invite.

4. Saisissez le lien du document en un clic Copier le lien . Vous pouvez envoyer ce lien à n'importe qui par e-mail ou tout autre support, puis afficher, commenter ou modifier le document. Vous pouvez définir l'accès en choisissant entre Visionneuse , Commentateur ou Editeur avec un clic sur la petite flèche vers le bas à droite.

5. Copiez-collez le lien partagé dans un e-mail. Maintenant, supprimez tout ce qui se trouve après la barre oblique dans le lien et insérez "copier". Ne modifiez cette petite partie du lien que partiellement. Si vous apportez d'autres modifications, celas'affiche comme une page d'erreur pour votre destinataire.
   Voici à quoi ressemble le nouveau lien maintenant :

6. Envoyez l'e-mail et votre travail est terminé. Lorsque le destinataire clique sur le lien, il accède à son écran Google Drive qui l'invite à faire une copie de votre document.

Quand ils cliquent Faire une copie , une copie locale du document est enregistrée sur leur Google Drive. De plus, la copie est reçue sans les commentaires, le cas échéant, dans l'original. Si vous souhaitez envoyer un fichier avec les commentaires, lisez le conseil suivant ci-dessous.

Autres astuces d'URL Google que vous pouvez utiliser pour partager un document Google

Il existe quelques variantes supplémentaires que vous pouvez appliquer aux liens partagés en fonction de ce que vous voulez que votre collaborateur en fasse. Passons en revue ces quatre ajustements d'URL.

1. Partager une copie de Google Docs contenant des commentaires

Parfois, vous souhaitez que vos commentaires soient reportés sur la copie afin que les membres de votre équipe puissent l'utiliser pour travailler sur leur version. Vous pouvez le faire de deux manières:

• Remplacer

   / modifier

  avec

   / copier? CopyComments = true

  dans l'URL du fichier.
• Remplacer

   / modifier

  avec

   includeResolvedCommentsOnCopy = false

  pour éviter de copier les commentaires résolus.

2. Partager une copie Google Docs en tant qu'aperçu

Le mode Aperçu est différent de l'option Afficher car il affiche le document dans une interface épurée sans barres de menus ni boutons. Par exemple, vous pouvez partager une feuille ou une présentation de diapositives avec toute personne extérieure à votre équipe de collaboration.

Utilisez le mode Aperçu en remplaçant

 / modifier

dans l'URL du fichier Google Drive avec

 / aperçu

.

Notez qu'un lien d'aperçu supprime les menus. Les destinataires ne pourront donc pas utiliser le Fichier> Faire une copie option pour ajouter une copie à leur propre Google Drive.

Pour contourner cette restriction, les destinataires peuvent accéder à la barre d'adresse de leur navigateur et la remplacer

 / aperçu

avec

 / modifier

encore une fois pour faire une copie pour leur propre lecteur.

3. Partager un document Google en tant que modèle

Vous pouvez partager un document Google en tant que modèle. Le destinataire obtient une copie sans encombrement de votre document moins les menus Google Drive. Il peut également faire une copie du document pour son lecteur en cliquant sur le bleu Utiliser Templat bouton e.

Remplacer

 / modifier

avec

 / modèle / aperçu

Cette méthode combine l'option Aperçu avec le choix de "Faire une copie".

4. Partager une copie Google Docs sous forme de liens de téléchargement direct

Un lien de téléchargement direct fonctionne comme il est indiqué. Votre membre de l'équipe doit simplement cliquer sur le lien et le fichier sera téléchargé sur son bureau.

Remplacer

 / modifier

avec

 / export? Format = FORMAT

Ajoutez le format de fichier comme PDF ou CSV dans lequel le document doit être enregistré et votre lien de téléchargement est prêt. L'option PDF ou CSV est idéale car il s'agit d'un format universel et le destinataire n'a pas besoin d'un compte Google pourouvrez et affichez le fichier.

De plus, le destinataire reçoit un fichier prêt à imprimer qu'il peut envoyer instantanément à l'imprimante. Cela fonctionne avec Google Docs et Google Sheets, mais pas avec Google Slides.

Gardez un œil sur les paramètres de partage de Google Drive

Google Drive est construit autour de la collaboration. Mais c'est toujours une bonne idée de suivre avec qui vous partagez vos fichiers . Il est facile de perdre le fil lorsque vous travaillez dans une grande équipe.

Comment voir qui a accès à vos fichiers Google Drive

Si vous avez partagé des fichiers Google Drive avec un groupe de personnes, il peut être facile d'oublier qui a exactement accès à quels fichiers.

Les exemples ci-dessus montrent qu'il est facile de modifier les URL partagées et d'accéder aux fichiers si vos autorisations de partage ne sont pas définies dans un souci de sécurité. Passez du temps gestion de vos fichiers partagés dans Google Drive et vous n'aurez pas à vous soucier des fichiers tombant entre de mauvaises mains.

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Saikat Basu 1539 articles publiés

Saikat Basu est rédacteur en chef adjoint pour Internet, Windows et la productivité. Après avoir éliminé la saleté d'un MBA et d'une carrière de dix ans dans le marketing, il est maintenant passionné d'aider les autres à améliorer leurs compétences en narration. Il cherche l'Oxford manquantvirgule et déteste les mauvaises captures d'écran. Mais les idées de photographie, de Photoshop et de productivité apaisent son âme.

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