Skype Entreprise, anciennement Lync, est la solution de messagerie et de réunion d'entreprise de Microsoft. Vous pouvez rencontrer jusqu'à 250 personnes, même si elles n'utilisent pas le programme, et utiliser une combinaison de contenus audio, visuels etchat pour héberger votre réunion.
Nous avons rassemblé une liste de certaines de nos fonctionnalités Skype Entreprise préférées que vous ne connaissez peut-être pas. De l'enregistrement de votre réunion au partage de vos présentations PowerPoint, nous vous proposons d'excellents conseils.
Sans plus tarder, voici les meilleurs conseils et astuces Skype Entreprise.
1. Démarrer une réunion Skype dans Outlook
Ne perdez pas votre temps à jouer avec la planification de réunions dans des outils externes. Il y a tellement de chances que les choses se passent mal avec les réunions en ligne et c'est souvent le cas.
Peut-être que quelqu'un oublie de se joindre à temps, n'a pas le bon plug-in de navigateur installé ou ne peut pas connecter son casque. Débarrassez-vous de tous ces tracas en utilisant une réunion Skype Entreprise lors de la planification de réunions.
Lors de la création d'un rendez-vous dans Outlook, sur le Rendez-vous onglet, cliquez Réunion Skype . Cela intégrera ensuite un lien dans la description, sur lequel les personnes peuvent cliquer pour rejoindre la réunion.
S'ils ont des rappels activés sur Outlook, ils pourront simplement cliquer Rejoindre la réunion lorsqu'il apparaît et que Skype Entreprise le lancera automatiquement. Fini le souci d'inviter manuellement des personnes à un appel - s'ils sont sur l'invitation, ils peuvent se joindre.
Si vous ne pouvez pas voir le Réunion Skype bouton, il vous suffit de modifier rapidement vos paramètres Outlook.
- Aller à Fichier> Options> Compléments .
- sur le Gérer sélection déroulante Compléments COM et cliquez Aller ...
- Cochez la case à côté de complément de réunion Skype pour Microsoft Office et cliquez OK . Terminé!
2. Partagez votre écran
La possibilité de partager votre écran est une fonction fantastique de Skype Entreprise. Vous pouvez parler aux gens via un document, afficher une page Web ou afficher tout ce qui est pertinent pour la réunion.
Une fois dans l'appel, cliquez sur le icône de partage d'écran sous les appelants, à côté du microphone. Ici, vous pourrez partager votre écran entier ou une fenêtre spécifique.
Vous verrez un aperçu du contenu qui est partagé avec d'autres et vous pouvez utiliser les commandes en haut de l'écran - pratique lorsque vous devez arrêter le partage.
Si Skype Entreprise ne fait pas le travail, vous voudrez peut-être vérifier les meilleurs outils de partage d'écran en ligne gratuits .
Qui a dit que partager votre écran avec d'autres personnes devait être compliqué? Utilisez ces outils gratuits de partage d'écran en ligne avec facilité!
3. Enregistrez vos réunions Skype
Avez-vous déjà assisté à une réunion, raccroché, puis perdu l'esprit par la suite? Cette personne a-t-elle vraiment dit cela? Quels étaient les points d'action?
Vous pouvez complètement surmonter cela en enregistrant toutes vos réunions Skype Entreprise. Toute activité d'appel, comme l'audio, la vidéo, le partage d'écran et la messagerie instantanée, sera capturée dans l'enregistrement.
Lors d'une réunion, cliquez sur le ... symbole puis Démarrer l'enregistrement . Tous les participants à la réunion seront informés que vous l'enregistrez, et un symbole de cercle rouge apparaîtra en haut de l'appel tout au long de l'appel. Vous pouvez utiliser le pause et arrêter icônes selon les besoins. À la fin de la réunion, l'enregistrement sera automatiquement sauvegardé au format MP4.
Pour trouver un enregistrement, accédez à l'écran principal de Skype Entreprise et cliquez sur menu déroulant des paramètres .
De là, allez à Outils> Gestionnaire d'enregistrement . Cela vous montrera les métadonnées de vos enregistrements, comme la date et la durée.
Vous pouvez aussi Lecture l'enregistrement et Parcourir ... pour trouver le fichier sur votre PC.
4. Connaître les raccourcis Skype
Comme tous les produits Office, Skype Entreprise regorge de raccourcis clavier pour vous aider à faire les choses rapidement.
- Pour commencer avec les bases, appuyez sur touche Windows + Maj + O pour accepter une invitation entrante ou touche Windows + Echap pour le refuser.
- Pour désactiver / réactiver votre son, appuyez sur touche Windows + F4 .
- La caméra fonctionne avec touche Windows + F5 .
- Lors d'un appel, appuyez sur Ctrl + Maj + H pour le mettre en attente, ou Alt + Q pour terminer complètement. Lorsque vous partagez votre écran, appuyez sur Ctrl + Alt + S pour arrêter de le faire.
- Sinon, si quelqu'un d'autre a pris le contrôle de votre écran, appuyez sur Ctrl + Alt + Barre d'espace pour reprendre le contrôle.
Le programme a trop de raccourcis à lister ici, alors allez à page de raccourcis Skype Entreprise de Microsoft pour la liste complète, où ils couvrent les raccourcis pour la messagerie instantanée, le partage PowerPoint, la navigation dans les contacts, etc.
Si vous voulez devenir un véritable maître des raccourcis, consultez notre guide ultime des raccourcis Windows .
5. Définir la relation de confidentialité des contacts et bloquer quelqu'un
Vous pouvez attribuer à chacun de vos contacts l'un des cinq niveaux de relation. Par défaut, ceux de votre entreprise seront Collègues et ceux de l'extérieur le seront Contacts externes .
Chaque niveau de relation a des autorisations différentes. Par exemple, Amis et famille impossible de voir les détails de votre réunion et Groupe de travail peut interrompre votre statut Ne pas déranger.
Il peut être utile de changer la relation si vous travaillez avec quelqu'un de l'extérieur avec qui vous organisez constamment des réunions, ou s'il y a quelqu'un avec qui vous voulez toujours pouvoir vous contacter, quel que soit votre statut.
Pour modifier l'état de la relation d'un contact, clic droit sur leur nom et allez à Modifier la relation de confidentialité . Ici, vous pouvez consulter l'état actuel de la relation et trouver des descriptions des autres options.
sélectionner Contacts bloqués si vous souhaitez empêcher quelqu'un de vous envoyer un message ou de vous appeler. Il verra toujours votre nom et votre adresse e-mail, mais votre statut lui sera masqué et il ne sera pas informé que vous les avez bloqués.
Si vous souhaitez sélectionner plusieurs contacts pour modifier les relations en bloc, maintenez enfoncée Ctrl et clic gauche sur chaque nom à tour de rôle.
Si vous souhaitez rétablir la relation par défaut, cliquez sur Relation à attribution automatique .
6. Lancer un sondage, des questions-réponses et un tableau blanc
Vous pouvez pimenter vos réunions en utilisant les fonctionnalités de tableau blanc, de sondage et de questions-réponses. Pour les utiliser lors d'une réunion, cliquez sur le bouton Contenu actuel bouton, sélectionnez Plus , puis choisissez l'un ou l'autre tableau blanc , Sondage ou Questions et réponses .
sélection tableau blanc l'ouvrira sur les écrans de tout le monde. C'est une fonctionnalité intéressante lorsqu'il est plus facile de dessiner quelque chose que d'en parler.
Vous pouvez utiliser le panneau de droite pour basculer entre les différentes options d'annotation, comme le crayon, le surligneur et la gomme. Le tableau blanc se fermera si vous passez à une autre option de présentation, mais le contenu restera si vous y revenezplus tard.
sélection Sondage ouvrira le Créer un sondage fenêtre. Ici, vous pouvez saisir le nom de votre sondage et les choix de réponse. Le sondage sera alors affiché à tous les participants à la réunion, leur permettant de voter et de voir les choix des autres.
Vous pouvez cliquer Actions de sondage afin d'ajuster les paramètres, comme masquer les votes des participants, enregistrer les résultats ou fermer le sondage.
Enfin, sélection Questions et réponses changera le chat standard en un module de questions et réponses.
Lorsqu'un participant pose une question, vous recevez une notification. Cliquez sur réponse , saisissez une réponse, puis appuyez sur Entrée . Cela affichera la question et la réponse à tout le monde.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Arrêter les questions et réponses , puis allez à Enregistrer sous si vous souhaitez avoir un enregistrement de la session.
7. Présenter avec PowerPoint
Vous pouvez partager votre écran dans Skype Entreprise, mais parfois vous souhaiterez peut-être afficher uniquement une présentation. L'intégration avec PowerPoint le permet.
Ouvrez votre présentation dans PowerPoint, accédez à la diaporama onglet et clic Présent en ligne> Skype Entreprise . Vous avez la possibilité d'envoyer ceci à une réunion déjà en cours ou de créer une nouvelle réunion.
Vous pouvez faire la même chose dans d'autres applications Office. Pour ce faire, accédez à Fichier> Partager> Présenter en ligne . Une fois ici, assurez-vous Skype Entreprise est sélectionné dans la liste déroulante, puis cliquez sur Présent .
Lorsque vous présentez dans Skype Entreprise, vous verrez les icônes nécessaires à l'écran pour contrôler le contenu, comme des flèches pour vous déplacer entre les diapositives PowerPoint. Cliquez sur Arrêter la présentation à tout moment pour cesser de partager le fichier avec tout le monde.
8. Transfert vers mobile
Si vous vous êtes déjà retrouvé au milieu d'un appel Skype Entreprise et que vous devez quitter l'ordinateur, vous pouvez simplement basculer l'appel sur votre téléphone mobile.
Pour configurer cela, allez à Paramètres> Outils> Options> Téléphones> Téléphone portable ... Entrez votre numéro de téléphone inclure n'importe quel code de pays / région et cliquez sur OK .
Maintenant, lors d'un appel Skype Entreprise, cliquez sur le Commandes d'appel bouton puis cliquez Transfert . Sélectionnez maintenant Mon mobile et cliquez Transfert .
Vous recevrez un appel sur votre mobile qui vous connectera automatiquement à l'appel Skype Entreprise.
L'avantage à ce sujet est que vous n'avez pas besoin d'installer l'application Skype Entreprise sur votre téléphone. Cependant, il n'y a aucun moyen de transférer l'appel du téléphone vers Skype Entreprise.
9. Désinstaller Skype Entreprise
Si vous travaillez au sein d'une organisation qui utilise Skype Entreprise et que vous utilisez un ordinateur ou un ordinateur portable d'entreprise, vous ne pourrez peut-être pas désinstaller Skype Entreprise. Votre service informatique a peut-être verrouillé la possibilité de le faire. De plus, ilIl n'est probablement pas sage de désinstaller un outil que votre organisation adore.
Si vous avez Skype Entreprise sur votre système personnel, c'est différent. Appuyez sur touche Windows + I pour ouvrir les paramètres et cliquer Applications . Rechercher Skype Entreprise , cliquez dessus, puis cliquez Désinstaller .
Si vous ne le voyez pas dans cette liste, cela signifie qu'il fait partie de votre package Office et ne peut pas être désinstallé sans désinstaller toute la suite Office.
Sinon, ouvrez Skype Entreprise et cliquez sur icône de la roue dentée des paramètres . Dans le volet gauche, cliquez sur Personnel . Décochez démarrer automatiquement l'application lorsque je me connecte sur Windows .
Vous n'aurez plus jamais à le revoir et vous pouvez oublier qu'il est installé.
Hébergez vos réunions comme un pro
Avec tous ces conseils à votre actif, vous pouvez désormais organiser vos réunions comme un pro. Vos collègues seront impressionnés par votre organisation de réunion efficace, la fluidité avec laquelle vous partagez du contenu et la façon dont vous créez ce sondage.
Maintenant que vous avez la technologie sous contrôle, vous devriez également consulter notre article sur comment survivre aux réunions au travail . Et si vous travaillez à domicile, jetez un œil à notre ressources de travail à distance .
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