Si Microsoft Office avait été un pays, il aurait été le troisième pays le plus peuplé du monde. 1,2 milliard de personnes l'utilisation d'une seule suite d'applications est époustouflante. Et elles «parlent» 107 langues!
Mais pour le moment, vous et moi parlons en anglais et nous allons parler de l'outil le plus populaire de l'arsenal Microsoft Office - Microsoft Word 2016 .
Vous ne voulez pas payer pour l'expérience Microsoft Word complète? Voici quelques façons d'utiliser Microsoft Word gratuitement.
Cet éditeur de documents est utilisé pour rédiger une variété de documents. D'une simple application au CV nécessaire. D'une simple liste de souhaits à un mémo de bureau. Nous pensons que nous pouvons travailler avec Word. Mais c'est quand nous nous asseyons pour écrireun rapport professionnel sérieux, on découvre un fait important.
La rédaction de rapports professionnels nécessite un ensemble différent de compétences.
Alors, demandez-vous ceci - pouvez-vous faire le saut d'un seul document à un long rapport? connaître toutes les fonctionnalités de Microsoft Word qui aidera à gérer ce projet de document à grande échelle? Pouvez-vous collaborer sur le travail avec d'autres membres de l'équipe?
Vous pouvez être un étudiant, un propriétaire de petite entreprise ou un employé de bureau ... vous devrez créer un rapport ou un document au format professionnel quelconque. Ce guide Savoir dans la vie vous aidera à mettre à jour vos techniques et à affinervotre approche de conception.
Dans ce guide :
Rédaction d'un rapport - Introduction | La liste de contrôle du rapport
Outils Microsoft Word utiles - Collage spécial | Chercheur | Figer des parties de votre document
Travail sur la mise en page et la conception - introduction | Page de couverture | Table des matières | En-tête et pied de page | Numéros de page | Style de police | Style de paragraphe | sauts de page | Styles et thèmes | Légendes | Pièces rapides | Bordures de page
Références et collaboration - Index | Bibliographies | Références croisées | Commentaires
Finalisez votre rapport - Signatures | filigranes | lecture seule | Imprimer en PDF
La prochaine étape - Conclusion
Rédaction d'un rapport
La rédaction d'un rapport implique la recherche, puis la publication du résultat de cette analyse. Dans le monde professionnel, le "look" ou l'apparence de ce que vous publiez est primordial. Le résultat final plaisant pourrait améliorer votre réputation et améliorer votre marque personnelle.
Les étapes ci-dessous vous guideront à travers les fonctionnalités expertes de Microsoft Word 2016. Passez beaucoup de temps sur un plan. Commencez par ces directives…
Étape 1: Décidez de l'objectif
Avant de commencer le rapport, vous devez d'abord savoir pourquoi vous le rédigez. Les rapports sont de plusieurs types, mais ils sont soit destinés à informer, soit à persuader. Ils peuvent être destinés à décrire un processus technique, à partager des informations générales, ou démontrer l'avancement d'un projet.
Demandez-vous - Quoi et Pourquoi . Cela vous aidera à distiller le but en un seul point principal et à vous y tenir au lieu de vous promener avec des détails inutiles.
Étape 2: Identifiez votre public
La deuxième considération importante est d'évaluer votre public. Sera-t-il capable de comprendre de quoi vous parlez? Y a-t-il différents niveaux de lecteurs qui liront le rapport? La connaissance du sujet par le lecteur influencera grandement les informations dont vous avez besoininclure.
Décidez du public principal, puis rédigez le rapport au niveau technique adéquat. Le public secondaire peut être soutenu par des informations supplémentaires à la fin du rapport.
Étape 3: Connaissez votre sujet
Vous devez savoir de quoi vous parlez. Alors, faites des recherches sur le sujet et incluez toutes les informations pertinentes pour prouver votre point. Assurez-vous de tirer une conclusion basée sur des faits et non sur une opinion personnelle. Les informations doivent être correctes,actuel et bien référencé.
Utilisez également diverses ressources telles que des revues, des articles de journaux, des livres, des sites Web, des brochures, des données brutes, des rapports annuels et des discours pour soutenir votre point de vue. Ne vous en tenez pas à Wikipédia.
Étape 4: Décrivez le rapport
Vous avez fait la recherche. Il y a une tonne d'informations qui attendent d'être tapées et imprimées. Mais attendez! Ne vous noiez pas avant d'entrer dans l'eau. Préparez le plan final du rapport qui sera la carte des waypoints àvous aider à naviguer du début à la fin. Le contour est le plan. Il vous donnera une vue d'ensemble du terrain et vous montrera également où vous devez remplir les détails.
La structure d'un rapport d'idée peut inclure les éléments suivants:
- Page de titre
- Résumé exécutif
- Table des matières
- Introduction
- Le corps du rapport
- Conclusion
- Recommandations
- Annexe
- Bibliographie et références
Microsoft Word aperçu du document est une fonctionnalité puissante qui peut vous aider à organiser un document avant même de commencer à le remplir de recherche. Profitez de modèles de brainstorming et de mind-mapping aussi.
Étape 5: Écrire, modifier, relire et terminer
Une fois que vous avez structuré votre rapport, il est temps de remplir les en-têtes avec du contenu. Personnellement, je pense qu'il est préférable de traiter un peu de chaque section, puis de le regrouper avec des informations. Vous pouvez le faire si vous le souhaitez,ou terminez chaque section au fur et à mesure que vous parcourez la structure du rapport. Assurez-vous de vous concentrer sur la présentation de vos idées et sur l'utilisation d'éléments de preuve plutôt que sur l'orthographe et la grammaire. Décrivez votre argumentation et écrivez quelques phrases qui expriment vos idées principales.citant, citez-le.
Une fois que la majorité de votre texte est écrite, il est maintenant temps de le lire et de vous assurer qu'il coule bien. Assurez-vous de guider la compréhension du lecteur avec des mots de transition tels que "Cette information montre ...", "En d'autres termes ..."," De même ... "et mettez en évidence les points pertinents et clés.
Enfin, prenez le temps de relire, vérifier la grammaire et l'orthographe et revérifiez toutes les informations pertinentes et leur déroulement logique. Il est préférable de laisser au moins une journée pour vérifier et relire votre travail. N'essayez pas de le modifier directement après que vous pensez avoir terminé, car vous aurez tendancemanquer de lire ce que vous avez écrit. Dormez un peu et relisez-le le lendemain.
La liste de contrôle du rapport
Avant de soumettre ou de remettre votre rapport sur lequel vous avez travaillé si dur, assurez-vous d'avoir fait ce qui suit:
- Vous avez terminé la page de titre avec le titre, votre nom, la date, à qui le rapport est destiné et une description possible de l'objet du rapport.
- La page de contenu a des en-têtes appropriés et les numéros de pages sont corrects.
- Assurez-vous que l'introduction couvre les points clés, la portée du rapport et l'objectif qu'il souhaite atteindre.
- Vous avez ajouté des légendes au-dessus des tableaux et au-dessous des images / graphiques.
- Le contenu du rapport présente-t-il les informations de manière claire, logique, factuelle, reste-t-il sur le sujet, est-ce pertinent?
- La conclusion énonce-t-elle les résultats, réaffirme-t-elle l'idée principale et n'inclut-elle aucune nouvelle information?
- Les titres et sous-titres sont-ils clairement étiquetés?
- Les citations sont-elles pertinentes, à jour et correctement référencées?
- Avez-vous utilisé des sauts de page le cas échéant?
Maintenant, lançons Microsoft Word et présentons les fonctionnalités qui vous aideront à reconstituer le brouillon de votre rapport et à le présenter comme un document professionnel.
Fonctionnalités Microsoft Word utiles pour la rédaction de rapports
Prenez-les comme des petits bouts et maîtrisez-les un par un.
Microsoft Word est un gros obusier avec de nombreux écrous et boulons. Concentrons-nous sur les compétences clés et les outils dont vous aurez besoin pour planifier, préparer et présenter le rapport professionnel. Les fonctionnalités de Microsoft Word que nous aborderons ci-dessous sont également des raccourcis de productivitécela facilitera votre travail.
Astuce : Utilisez l'assistant "Tell Me" de Microsoft Word 2016 pour en savoir plus sur les nouvelles fonctionnalités de la suite Office.
Commençons par trois outils préliminaires ...
Utiliser une pâte spéciale
Pour la plupart d'entre nous, lorsque nous devons copier du texte ou une image dans Word, le raccourci CTRL + V fait très bien l'affaire. Mais parfois, nous pouvons vouloir coller les données copiées dans un autre format, tel que les données Excel sous forme d'image.Avec le Collage spécial commande que vous pouvez ignorer ou spécifier le format lorsque vous collez une image, des données de présentation, un tableau ou un objet de tout autre programme dans Word.
Vous travaillerez beaucoup avec des tableaux et graphiques Excel dans un document professionnel.
Si vous copiez simplement ce que vous voulez et cliquez sur Coller, vous remarquerez qu'il insérera les données sous forme de tableaux. Mais, s'il s'agit d'une grande zone de cellules que vous souhaitez coller et que vous ne souhaitez pas la modifier, vouspeut vouloir le coller en tant qu'image, avec l'option supplémentaire de le modifier.
Dans Microsoft Excel: Sélectionnez et mettez en surbrillance les cellules que vous souhaitez copier> Appuyez sur CTRL + C.
Dans Microsoft Word : Aller à Accueil> Coller> Collage spécial . Sélectionner Collage spécial et dans la boîte de dialogue, sélectionnez Objet Feuille de calcul Microsoft Office Excel .
Vous pouvez redimensionner les données comme il s'agissait d'une image, et si vous double-cliquez, vous serez en mesure de modifier les valeurs. Vous pouvez modifier le tableau ou le graphique et le redessiner. Et, si vous mettez à jour les données dans le graphique outable dans Excel, vous pouvez actualiser automatiquement le graphique dans Word.
Essayez également le menu contextuel du clic droit. Le menu Collage spécial apparaît:
Il y en a plus options pour importer des données d'Excel dans Word . Le Prise en charge de Microsoft Office la page les décrit également en détail.
Utilisez le chercheur
Oui, il existe Google et Wikipédia. Mais passer constamment de Word à votre navigateur peut nuire à votre productivité. Office 2016 apporte une puissante intégration de recherche à ce travail difficile. Le chercheur peut non seulement vous aider à trouver du contenu dans Microsoft Word, mais aussivous aide à ajouter rapidement des citations. Il utilise le Bing Knowledge Graph pour trouver le bon contenu pour soutenir votre document.
Aller à Ruban> onglet Références et c Choisissez Chercheur . Un volet s'ouvrira à droite avec les options de recherche.
Tapez un mot-clé pour le sujet que vous souhaitez rechercher et appuyez sur Entrée.
Le volet Résultats affiche une liste de sources que vous pouvez utiliser dans votre document. Choisissez un sujet à explorer en détail.
Ajoutez le sujet à votre document Microsoft Word en cliquant sur le signe plus en haut à droite. Vous pouvez également cliquer sur le signe plus sur n'importe quel résultat pour citer la source dans votre document de recherche. La source de citation vous aide à soutenir votre rechercheavec des sources Web et des livres.
Comme nous le verrons plus tard, une bibliographie annotée est l'une des parties les plus difficiles d'un document. Le chercheur est un assistant intelligent qui intervient.
Figer une partie de votre document Word
Prenons pour acquis que votre rapport professionnel sera un travail long et complexe. Vous pouvez diviser la fenêtre Word en deux volets afin de pouvoir afficher deux parties différentes d'un document en même temps. C'est un gain de temps précieux lorsquevous souhaitez copier et coller des parties d'un endroit à un autre ou faire référence à une partie du document tout en travaillant dans une autre.
Aller à Ruban> onglet Affichage> Fractionner .
Pour supprimer le fractionnement, cliquez sur Supprimer le fractionnement dans le même onglet.
Le groupe Windows vous propose plusieurs options pour modifier la façon dont vous travaillez avec deux documents ou plus. Les fonctionnalités sont explicites.
Pour faire défiler les deux documents en même temps, cliquez sur défilement synchrone dans le groupe Fenêtre de l'onglet Affichage. Vous pouvez également cliquer sur Vue côte à côte pour placer deux parties du document l'une à côté de l'autre.
Astuce : Utilisez la vue fractionnée pour afficher deux mises en page différentes, par exemple, Imprimer et Contour. Définissez la répartition. Cliquez ensuite dans le volet que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez une autre disposition dans l'onglet Affichage.
Travail sur la mise en page et la conception
La présentation d'un rapport est ce qui amène quelqu'un à lire un rapport en premier lieu, et c'est pourquoi il est essentiel que votre rapport soit bien présenté. Si vous aviez le choix entre quatre rapports à lire, que choisiriez-vous?
- Un rapport écrit à la main.
- Un document imprimé en noir et blanc.
- Un rapport imprimé sur du papier A4 normal en couleur.
- Un rapport imprimé en couleur, avec une page de titre accrocheuse, bien délimitée et lisse?
Vous prendrez le quatrième rapport car il vous attirera vers lui uniquement par l'apparence visuelle.
La page de couverture n'est pas la seule raison. Un rapport bien conçu est plus facile à lire. Il est également plus facile à numériser lorsque vous n'avez pas le temps de lire. C'est pourquoi vous devez passer un peu de temps sur vos en-têtes etpieds de page et les différents styles et thèmes. En bref, la mise en forme de chaque élément du rapport.
Le formatage peut sembler une corvée difficile, mais c'est un exercice amusant qui exercera tous vos muscles créatifs. Les principaux points à retenir seront les compétences que vous pourrez appliquer à tout dans Microsoft Office à l'avenir. Et le temps que vous gagnerez avec toutles conseils de productivité appris ici.
Microsoft Word 2016 possède un ensemble riche de fonctionnalités. Ce ne sont que quelques-unes des façons dont la conception de votre rapport peut se démarquer des autres et être professionnelle. Alors, décomposons les compétences en matière de mise en page et de conception.
Cette section couvrira ces fonctionnalités étape par étape :
- Commencez par une page de garde
- Faire une table des matières
- Créez votre en-tête et pied de page
- Ajouter des numéros de page
Formater le contenu
- Choisissez les bonnes polices
- Style des paragraphes
- Sauts de page de contrôle
- Utiliser des styles et des thèmes
- Légendes
- Utiliser les pièces rapides
- Décorer avec des bordures de page
1. Commencez par une page de garde
La première page est le premier point de contact avec votre lecteur. C'est aussi l'occasion de faire bonne impression. Ne laissez pas votre manque de compétences artistiques être une excuse car Word prend le relais avec sa galerie intégréedes pages de titre. Tout ce que vous avez à faire est d'en associer une au thème du rapport.
Microsoft Word 2016 vous offre 16 modèles pré-formatés et trois autres sur Office.com.
Aller à Insertion> Groupe de pages> Page de garde .
La page de garde apparaît par défaut au début du document.
Comme il n'y a que 16 modèles "officiels" proposés, vous constaterez peut-être que tous vos autres pairs ont la même page de garde. Alors, pourquoi ne pas la personnaliser et la rendre un peu plus unique.
Vous pouvez concevoir une page de titre ou une page de garde dans Microsoft Word qui peut être un original dans la pile. Enregistrez-le comme modèle ou modifiez facilement le motif à la volée.
2. Créer une table des matières
Les lecteurs occasionnels scannent. Les bons lecteurs scannent d'abord, puis plongent profondément. Une table des matières fournit les points de cheminement qui aident les deux. Quand il s'agit d'un document long et compliqué, ne préférez-vous pas vérifier la configuration du terrain avant de vous diriger versla section qui vous intéresse?
Considérez une table des matières TOC si votre document fait plus de 10 pages. Vous devez d'abord vous assurer que vous n'en avez pas besoin réorganisez toutes les pages de votre document avant de créer la table des matières.
Dans Microsoft Word, vous n'avez pas besoin d'écrire la table des matières entière à la main. Il y a un outil automatique de table des matières sous le Références onglet qui prend votre plan et le conçoit pour vous. De plus, vous pouvez facilement le garder à jour lorsque vous souhaitez modifier quelque chose.
Il existe également des modèles que vous pouvez télécharger et adapter à la nature du contenu. Par exemple, une table des matières pour une thèse sera différente de celle du rapport annuel d'une entreprise.
Nous avons un tutoriel complet sur comment créer une page de table des matières dans Word .
L'essentiel est ceci :
Créez le plan et utilisez des styles de titre pour organiser la hiérarchie. Appliquez l'outil automatique de table des matières aux styles de titre. Word 2016 recherche ces en-têtes, puis insère la table des matières dans votre document. Vous pouvez ensuite mettre à jour automatiquement votre table des matières si vousapporter des modifications à votre document.
Pour plus de contrôle pratique, vous pouvez également utiliser le Table des matières du manuel style. Word insère du texte d'espace réservé et vous devez insérer et mettre en forme chaque contenu de la liste.
3. Créez votre en-tête et pied de page
Les en-têtes et les pieds de page sont importants dans les rapports, car l'objectif principal est de fournir des informations sur le rapport sur chaque page. Ce sont les zones d'affichage communes des numéros de page. L'en-tête du document doit contenir le titre du rapport, et éventuellementnom de la personne qui l'a créée. Le titre de la section actuelle est utile.
Le pied de page, en revanche, doit inclure les numéros de page, la date de publication et d'autres informations administratives requises. Notez que certaines les guides de style ont des directives spéciales pour les en-têtes et les pieds de page .
Commençons par l'en-tête de votre document et donnez-lui un aspect unique.
sélectionner Insérer , puis sélectionnez l'un ou l'autre En-tête ou pied de page du groupe. La galerie intégrée vous montre plusieurs options parmi lesquelles vous pouvez choisir.
L'espace d'en-tête et de pied de page est inséré dans votre document avec un texte ou un tableau d'espace réservé. Le Outils d'en-tête et de pied de page s'ouvre sur le ruban pour d'autres travaux de formatage comme la date, l'heure ou l'image.
Entrez votre texte puis sélectionnez Fermer l'en-tête et le pied de page .
Vous pouvez commencer avec un en-tête et un pied de page vides. Si vous avez les compétences en conception, utilisez le Outils d'en-tête et de pied de page pour créer le vôtre. Maîtrisez l'espace d'en-tête et de pied de page si vous souhaitez créer des en-têtes personnalisés pour votre organisation. Vous pouvez utiliser des éléments de marque tels que les logos d'entreprise ou d'organisation en haut et des notes de bas de page bien formatées en bas
Essayons et modifions l'un des en-têtes intégrés. J'ai sélectionné Facette de la galerie.
Le look final a pris deux minutes à assembler avec des effets de texte simples et une icône provenant de la galerie d'icônes de Microsoft Office.
L'en-tête et le pied de page sont en place. Mais comment savoir où vous vous trouvez dans le document? Insérez les numéros de page comme prochain panneau important.
4. Ajouter des numéros de page
Les numéros de page sont plus beaux dans le pied de page contrairement à l'en-tête comme dans l'image ci-dessus. Vous pouvez ajouter un numéro de page de base à partir du Insertion> Numéro de page bouton sur le ruban. Vous pouvez également l'ajouter à partir du Conception onglet qui apparaît lorsque vous ajoutez l'en-tête et le pied de page.
Vous avez beaucoup de contrôle sur les numéros de page. Choisissez parmi une large gamme de formats de nombres et personnalisez-les selon vos besoins. Dans ce cas, nous ajoutons le numéro au pied de page, mais vous pouvez les placer en haut ou mêmedans les marges. Dans cet exemple, j'ai placé le numéro de page en bas à gauche. Mais je voudrais changer l'apparence et le format par défaut.
Par exemple: l'utilisation d'une «Page X de XXX» permet un meilleur indicateur sur un long document.
Sélectionnez le numéro de page. Allez à Insertion> Pièces rapides . Dans le menu déroulant, sélectionnez Champ . Vous pouvez également accéder à la boîte de dialogue Champ à partir de l'onglet Conception d'en-tête et de pied de page.
Choisissez NumPages dans la longue liste de noms de champs. Dans la zone de droite, vous pouvez choisir un format spécifique. J'ai sélectionné le 1, 2, 3. habituel OK , et le nombre de pages apparaîtra. Il ne vous reste plus qu'à ajouter votre texte tel que Page X de XXX, et changer l'apparence des nombres avec les outils de formatage de texte habituels disponibles dans l'onglet Accueil.
Cela ressemble maintenant à ceci:
Concevez l'apparence de n'importe quel numéro de page de votre document et Word met à jour automatiquement tous les autres. Les numéros de page sont les éléments les plus courants dans un pied de page, mais il peut également contenir d'autres informations comme l'en-tête. À partir des options du groupe Insérer, vous pouvez ajouter la date et l'heure, les informations sur le document, les images et plus encore à votre en-tête ou pied de page.
Ensuite, nous nous dirigeons vers le formatage du contenu.
Le dessin visuel de votre rapport professionnel s'accompagne de «l'embellissement» que vous appliquez au contenu. Le formatage est également une étape essentielle pour un document qui coule bien. Vous devez donc consacrer beaucoup d'énergie à choisir la bonne police,l'espace de paragraphe et les couleurs.
Ne vous inquiétez pas. Même les plus exigeants sur le plan artistique trouveront cette partie facile car Microsoft Word est livré avec des thèmes et des styles visuels par défaut. Commençons par l'élément le plus élémentaire d'un document.
5. Choisissez et stylisez la bonne police
Votre choix de la police dans un rapport Word professionnel détermine non seulement la façon dont le texte ressort, mais aussi la façon dont il est imprimé. Vous voulez les deux pour un impact maximal.
Vous pouvez appliquer une police de caractères c'est-à-dire l'aspect visuel de la police à un document entier ou à des parties spécifiques d'un document. Tous les choix de polices sont disponibles dans l'onglet Accueil. Allez à Accueil> Police .
La police par défaut dans Microsoft Word 2016 est Calibri. Regardez au-delà, car vous en avez beaucoup d'autres à choisir. Si vous choisissez Times New Roman, vous pouvez être considéré comme paresseux, si vous choisissez Windings, eh bien… je ne pense pasJe dois vous expliquer cela. Assurez-vous donc de choisir une police facile à lire et adaptée au rapport. Pour jouer en toute sécurité, choisissez l'une de ces polices polices Google d'aspect professionnel ; ils sont disponibles gratuitement.
Astuce : Baskerville et la Géorgie sont de bonnes alternatives au Times New Roman surutilisé
Essayez différentes combinaisons de polices pour le corps du texte et les titres et sous-titres. Plusieurs sites Web comme FontJoy et TypeWolf vous aidera à expérimenter les associations de polices. Vous pouvez télécharger et utiliser des polices personnalisées aussi. Mais rappelez-vous la règle empirique: n'utilisez jamais plus de trois polices de caractères différentes dans un document.
Pour un peu plus de piquant, essayez a lettrine pour améliorer votre texte .
6. Style des paragraphes
Si vous souhaitez que vos lignes soient à double interligne ou à simple interligne, vous devez changer le format des paragraphes. En modifiant l'espacement, vous pouvez rendre un document plus lisible ou donner l'impression qu'il est plus long et que vousy ont mis plus de travail.
Pour modifier le paragraphe de l'ensemble du document, il est préférable de sélectionner chaque bloc de texte; sinon, si vous utilisez des en-têtes dans votre rapport, ils changeront également. Une autre meilleure option consiste à personnaliser le style particulier que vousen utilisant pour mettre en forme le paragraphe.
Pour ce faire, allez à Accueil > Styles . Faites un clic droit sur le style que vous souhaitez modifier et sélectionnez Modifier . Cliquez sur Format> Paragraphe qui se trouve au bas de la boîte de dialogue. Maintenant, modifiez l'espacement, le retrait et l'alignement du paragraphe. Cliquez sur OK pour fermer les boîtes de dialogue.
Lorsque vous souhaitez modifier une plus petite partie du document , sélectionnez ce que vous souhaitez modifier. Faites un clic droit sur le texte en surbrillance et sélectionnez paragraphe . La même boîte de dialogue que ci-dessus apparaîtra.
7. Sauts de page de contrôle
Un saut de page - par son nom même - divise un bloc de texte continu sur deux pages. Les sauts de page sont des éléments structurels importants pour les longs documents. Word insère automatiquement un saut de page à la fin de la page. Mais dans un longdocument, vous pouvez placer des sauts de page là où vous le souhaitez.
Pour insérer un saut de page manuel, cliquez sur Insérer> Saut de page. Raccourci clavier: CTRL + Entrée
Un saut de page ressemble à ceci lorsque vous cliquez sur le Afficher / Masquer commande dans le groupe Paragraphe .
Mais que se passe-t-il si vous souhaitez conserver un groupe de lignes ensemble sur une page ou une colonne et ne pas les séparer en raison d'un saut de page? La mise en page est sous votre contrôle. Cliquez sur la petite flèche que vous voyez en bas à droite du paragraphegroupe.
dans le Zone de paragraphe, cliquez Sauts de ligne et de page. Sélectionnez parmi ces quatre options de pagination :
- veuve / orpheline le contrôle place au moins deux lignes d'un paragraphe en haut ou en bas d'une page.
- Continuez avec suivant empêche les pauses entre les paragraphes que vous souhaitez rester ensemble.
- Gardez les lignes ensemble empêche les sauts de page au milieu des paragraphes.
- Saut de page avant ajoute un saut de page avant un paragraphe spécifique.
Nous avons également montré comment supprimer les sauts de page si nécessaire.
8. Utiliser les styles et les thèmes
Les styles et les thèmes sont peut-être deux des plus fonctionnalités sous-utilisées dans Microsoft Word . Mais je pense que vous devriez les utiliser à chaque occasion pour gagner beaucoup de temps.
Mais quelle est la différence entre un thème et un style? Microsoft dit:
Les thèmes offrent un moyen rapide de modifier la couleur et les polices générales. Si vous souhaitez modifier rapidement la mise en forme du texte, les styles Word sont les outils les plus efficaces.
Ainsi, comme les thèmes contrôlent l'aspect général avec la couleur, les effets et les polices, commencez par un bon thème pour votre document. puis , utilisez Styles pour creuser dans les parties spécifiques dont vous souhaitez modifier l'apparence.
pour Thèmes : Aller à la Conception onglet. Choisissez un thème dans la galerie. Vous pouvez voir des aperçus de la combinaison de couleurs.
pour Styles : Sélectionnez la partie du texte que vous souhaitez modifier. Accédez à la Styles groupe sur le Accueil onglet. Vous pouvez voir des aperçus de ce à quoi ils ressemblent. Choisissez le style qui convient à votre contenu. Par exemple, choisissez un style d'en-tête pour les en-têtes de votre document. Ou, un style particulier pour les guillemets. Vous pouvez égalementmodifier un style existant et créer de nouveaux styles à partir de zéro.
9. Légendes
Chaque image, graphique ou illustration nécessite une légende pour la décrire clairement. Il s'agit d'une seule ligne de texte, généralement située sous un graphique. Les légendes sont également une référence importante lorsque vous devez les mentionner à un autre endroit. De nombreux documents sont omisce petit détail.
Il est facile d'ajouter une légende. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'illustration à laquelle vous souhaitez ajouter une légende. Sélectionnez Ajouter une légende .
Dans la boîte de dialogue, ajoutez votre texte de légende et configurez les options restantes. Les légendes peuvent être référencées automatiquement dans Word.
10. Utiliser Quick Parts
Les documents professionnels peuvent devenir répétitifs. C'est pourquoi vous devriez commencer à utiliser Quick Parts pour le contenu standard que vous réutilisez tout le temps. Par exemple, supposons que vous incluez une clause contractuelle avec chaque document. Ou des informations préliminaires. Au lieu decopier-coller répété, les enregistrer en tant que parties rapides et les réutiliser encore et encore.
Quick Parts est également un type de bloc de construction . Vous pouvez voir la galerie de tous les blocs de contenu réutilisables dans le Organisateur de blocs de construction .
Enregistrez et réutilisez vos propres Quick Parts en deux étapes :
- Sélectionnez la phrase, la phrase ou toute autre partie de votre document que vous souhaitez enregistrer dans la galerie.
- Aller à Insertion> Groupe Texte> Pièces rapides> Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides . Modifiez le nom et ajoutez une description si vous le souhaitez. Cliquez sur OK .
Tout aussi facilement, vous pouvez réutiliser l'extrait de contenu enregistré.
Placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer une sélection de la galerie Quick Parts. Allez à Insertion> Groupe Texte> Parties rapides . Cliquez ensuite sur la phrase, la phrase ou toute autre sélection enregistrée que vous souhaitez réutiliser.
Vous remarquerez trois autres catégories dans le menu Quick Parts.
Insertion automatique : Word 2016 a conservé l'ancien Insertion automatique fonctionnalité. Cela fonctionne comme Quick Parts pour tout bloc de texte que vous utilisez beaucoup. Exemple: Une note que vous souhaitez utiliser avec chaque document.
Propriété du document : Un ensemble de propriétés constantes que vous pouvez inclure dans chaque document. Exemple: nom de l'entreprise ou auteur.
Champs : Ce sont des éléments prédéfinis qui se mettent à jour automatiquement. Exemple: date, heure, numéros de page, etc.
N'oubliez pas que les entrées pour la propriété du document peuvent parfois inclure des informations que vous ne voudriez pas partager avec tout le monde. Gardez donc un œil sur ces champs et supprimez les données personnelles masquées chaque fois que nécessaire.
11. Décorer avec des bordures de page
Les bordures de page semblent bonnes non seulement sur les flyers et les invitations. Si elles sont bien faites, elles peuvent ajouter une touche de classe à un document. Une variété de styles de lignes, de largeurs et de bordures artistiques sont disponibles dans le menu Conception du ruban.
Aller à Conception> Bordures de page.
dans le Bordures et ombrage boîte, utilisez le Bordure de page onglet pour concevoir votre bordure.
Les paramètres sont explicites. Essayez Shadow ou 3D avec les bonnes couleurs pour ajouter une bordure subtile mais élégante. Les styles artistiques avec leurs bordures clip-art peuvent être trop criards pour les documents professionnels.
Utilisez les quatre boutons de coin dans le aperçu fenêtre pour sélectionner les côtés de la page pour dessiner des bordures. Cliquez sur ces boutons pour supprimer ou ajouter des bordures, comme vous le souhaitez.
Placez le curseur sur la première page d'un document si vous souhaitez placer une bordure uniquement autour de la première page. Vous pouvez également placer des bordures autour de certaines pages d'une section. Placez le curseur dans la section - soit dans la première page decette section ou dans une page suivante.
Références et collaboration
Un rapport Word peut sembler une corvée ingérable. C'est comme organiser un million de tas de foin en petites piles soignées. L'idée est de savoir précisément quelle pile contient l'épingle que vous recherchez. Ces fonctionnalités sont destinées à vous faciliter la tâche.
1. Créer un index
Lors de la rédaction de documents volumineux comme un rapport contenant beaucoup d'informations, une page de contenu peut ne pas suffire. An Index doit apparaître à la fin du document, avec les numéros de page des mots-clés et des informations dans le rapport. Créez un index pour aider le lecteur à référencer les bonnes informations avec juste le numéro de page.
Créez un index si votre document contient plus de 20 pages. Microsoft Word 2016 ne vous laisse pas submerger par le processus. Il comporte essentiellement deux parties :
- Sélectionnez les mots ou informations que vous souhaitez inclure dans l'index.
- Placez l'index au bon endroit dans votre document.
Vous pouvez faire défiler le document fini et marquer les mots ou les phrases que vous souhaitez inclure dans l'index ou les marquer au fur et à mesure. Dans tous les cas, sélectionnez le texte que vous souhaitez utiliser comme entrée d'index ou cliquez à l'endroit où voussouhaitez insérer l'entrée.
1. Cliquez Références > Marquer l'entrée .
2. Modifiez le texte dans le Marquer l'entrée d'index boîte de dialogue. Vous pouvez également ajouter une sous-entrée qui définit davantage le mot principal que vous avez utilisé dans l'index. Vous pouvez ajouter plusieurs niveaux et chacun apparaît en retrait sous l'entrée principale.
3. Sous Options , vous pouvez également créer une référence croisée vers une autre entrée principale. Un lecteur peut l'utiliser pour renvoyer des informations connexes ailleurs dans le même document.
4. Utilisez le format de numéro de page pour décider de l'apparence des numéros de page dans l'index.
5. Cliquez Marque pour marquer l'entrée d'index. Pour marquer ce texte partout où il apparaît dans le document, cliquez sur Tout marquer .
6. Répétez le processus pour tous les mots et expressions que vous souhaitez inclure dans l'index.
Vous avez maintenant créé votre index. Insérez-le au bon endroit vers la fin du document.
1. Cliquez sur la page où vous souhaitez insérer l'index.
2. Cliquez Références> Insérer un index .
3. Le Index la boîte de dialogue s'affiche. Ici, vous pouvez choisir de mettre en forme les entrées de texte, les numéros de page, les tabulations et les caractères de début.
4. Choisissez l'apparence parmi les différents formats de la liste et vérifiez la fenêtre d'aperçu à droite. N'oubliez pas que la fenêtre d'aperçu ne vous montre pas l'index réel. Il s'agit simplement d'une "simulation" de son apparence.
5. Cliquez OK . Votre index est maintenant prêt.
ou as per the guidelines of your subject. Cliquez
.
.
.
Insérer Commentaire . Revue Insérer
> Texte
>
et cliquez . .The signer can also add give the purpose for the signing if the
OK Conception >
et choisissez OK Fichier
> , choisissez OK
.
OK
Revue
>
. . Tout le monde
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Saikat Basu 1539 articles publiés Saikat Basu est rédacteur en chef adjoint pour Internet, Windows et la productivité. Après avoir éliminé la saleté d'un MBA et d'une carrière de dix ans dans le marketing, il est maintenant passionné d'aider les autres à améliorer leurs compétences en narration. Il cherche l'Oxford manquantvirgule et déteste les mauvaises captures d'écran. Mais les idées de photographie, de Photoshop et de productivité apaisent son âme.
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